세부적인 업무준비 사항에 대한 Q&A

Q1. ‘세부 집행 계획서"가 왜 그렇게 중요하고, 왜 작성하나요?

세부 집행 계획서는 정해진 예산 범위 내에서 가장 효율적으로 목적을 달성할 수 있도록 도와주는 길잡이 역할을 해 줍니다. 잘 작성한 세부 집행 계획서는 나중에 "집행정산"할 때에 집행 정산용으로 사용할 수 있어서 관련 문서 작성에 들어가는 시간 낭비를 줄일 수 있다는 장점이 있죠. 결국 "세부 집행 계획서"가 잘 세워져야만 추후에 예산 집행 과정에서 발생하는 문제점들을 최소한으로 줄일 수 있습니다.

Q2. 부스 시공하는 과정에서 유의사항은?

독립부스를 사용하는 경우 선정한 시공 업체와 부스 디자인에 대한 세부적인 사항들을 논의하시면 됩니다. 처음 디자인 할 때 "참관객의 편의"와 "부스에 대한 좋은 이미지"를 미리 확보해야 한다. 그리고 부스의 높이는 높아질수록 부스 공간이 넓어 보이고 확 트인 느낌이 들기 때문에 고객들에게 심리적으로 더 좋은 인상을 줄 수 있다. 그래서 허용되는 부스의 높이를 활용해서 가능하면 "부스높이를 최대한 높게 하는 것"이 좋다.

Q3. 부스에 출품하는 제품 전시방법은?

대부분의 업체들은 자사의 제품들을 많이 알리고 싶어서 되도록 모든 자사 품목들을 모두 전시하려고 하는 경우가 많습니다. 하지만, 전시회에서는 우선 "선택과 집중"을 통해 몇 가지 전략제품만을 내세우는 것이 좋습니다. 특히, 자사에 신제품이 개발되었다면 신제품이 전시 품목의 메인이 되어야 한다. 신제품을 강조하기 위해서는 참관객의 동선을 분석하고 예상하여 참관객의 눈에 가장 잘 들어오는 곳에 제품을 전시하고 그곳에 조명을 집중시켜 참관객들의 이목을 끄는 것이 좋습니다.

Q4. 브로슈어 제작에 특별히 공을 들여야 하는 이유는?

바이어들은 눈에 띄는 신제품과 신규 업체를 발견하여 새로운 비즈니스 관계를 구축하고 신규 시장을 개척하는 것이 그들의 주된 목적입니다. 수많은 업체들 중에 자사의 제품을 돋보이게 하고 바이어들의 눈길을 끌어 계약까지 성립하기 위해서는 사전에 어떤 준비를 해야 할까요? 바로 제품 홍보용 브로슈어를 잘 만들어야 한다. 경쟁사 제품과 달리 차별화 된 스토리를 갖고 있는 것이 중요하다. 하루에 수백 개의 업체들을 만나고 수천 개의 제품을 접하는 바이어들에게 자사 제품에 대한 임팩트를 심어주기 위한 준비가 필요. 단순한 회사 소개, 제품 목록 나열이 아니라 수백 장의 홍보책자 중에서도 눈에 띄게끔 “독창적”이고, 자사 제품의 특징을 간결하게 잘 나타내주는 “명확한” 목적의 홍보물이 필요. 브로슈어의 수준이 바로 업체의 수준이 된다.

Q5. 전시회 참가준비 확정 후 머스트해브 해야 할 일은?

전시회 참가가 확정된 후 회사내에서 할 일들은 다음의 3단계로 나누어 볼 수 있다. 사전 준비, 전시회장내 전시부스에 배치할 인원의 선정, 마무리작업 등이다. 우선 사전준비가 가장 중요하다.

1) 스티커의 이용: 스티커의 사용은 경비가 저렴하면서도 전시회에서 특정 업체의 출품을 알리고 내방객들의 관심을 끌 수 있는 좋은 방법이다. 일단 스티커를 이용하기로 결정했다면 해당 전시회에서 접촉하고자 하는 고객들에게 발송되는 모든 유인물에 부착시키는 것이 효과적이다. 스티커를 사용할 때, 상징물 디자인이나 캐릭터를 먼저 만들면 좋다. 해당 캐릭터를 보면 업체를 떠올리게 된다.

2) 초청장 발송: 기존의 단골 거래처 및 잠재 고객들에게 개별적인 초청장을 발송하는 것은 매우 좋은 인상을 심어줄 수 있다. 주최 측으로부터 입수할 수 있는 홍보물(무료입장권, 소책자 등)을 초청장과 함께 송부하는 것이 바람직하다. 이 때, 전시회 참가기업 정보를 담은 홍보용 브로셔를 발송하는 것도 바람직하다. 전시회 이름, 장소, 일자, 회사의 이름과 연락처(Contact Point), 전시부스번호, 전시기간 중 개괄적인 행사일정과 일정별 구체적인 주제, 출품하는 목적, 전시부스에서 제공하는 특별서비스와 행사를 넣어 제작한다.

3) 선물과 경품: 고객이 비록 사소한 것일지라도 선물을 받을 것이라는 사실을 알게 된다면 전시부스를 기꺼이 찾아오게 될 확률이 매우 높아진다. 매년 전시부스를 방문해서 얻을 수 있는 선물들이 각각 세트를 이뤄 조화를 이룰 수 있도록 하는 것도 매우 효과가 크다. 선물교환권이나 경품 혹은 게임에 참여할 수 있는 티켓의 배포도 좋은 아이디어다.

Q6. 기타 유념해야 할 사항은?

첫째, 바이어의 제안에 따른 유동적인 대응력이 필요, 전시회에서 상담 후 바이어들이 요구하는 대로 규격이나 용량 조절에 유연성 있게 대응할 수 있어야 결국 입점과 계약까지 성공할 수 있습니다. 이를 수용할 여력이 안 될 경우 상담 수준에 그치는 경우가 많습니다. 또한 전시회 참가 업체들이 비즈니스 마인드가 중요. 명찰이 잘 보이도록 패용한다던지, 적극적으로 상담에 임한다던지, 방문객의 불편한 점은 없는지 수시로 체크하고, 알바로 투입되는 요원으로 인한 불쾌한 느낌이 들지 않도록 사전교육을 철저히 해야 한다.

둘째, 아무래도 바이어들은 유통업체와의 거래 경험이 없는 업체에 대해서는 바로 소싱을 하기에는 무리가 있다는 판단을 하게 됩니다. 기본적으로 대형마트와의 거래를 위한 생산능력이 뒷받침 되어야 하기 때문입니다. 아무리 좋은 상품을 갖고 있더라도 비즈니스 경험이 축적돼 있지 않으면, 지속적인 비즈니스가 힘들기 때문입니다. 이를 대비하여 다른 채널에서의 유통 경험을 쌓거나, 유통 업체와의 거래에 있어 준비되어 있다는 모습을 보여주는 것이 중요합니다.

셋째, 일정별로 "To do list"를 작성하는 철저하고, 구체적인 사전 전시회 준비 과정을 통해서 전시회 기간 내에 발생될 수 있는 다양한 상황별 시나리오를 미리 준비해 놓으면 좋다. 미리 사전에 발생가능한 상황에 대한 대처법을 미리 만들어 투입되는 직원과 알바생 모두에게 철저하게 사전교육되고 인지하고 있어야 한다.